Cómo contar la asistencia sin duplicar personas

Antes de empezar

Esta guía sirve para llevar totales por reunión: cuántas personas asistieron y cómo cambia el promedio. Si necesitas saber quién faltó, el historial de una persona o cobros por socio, necesitas un registro individual distinto.

Elige un momento de conteo y un responsable. Si hay dos accesos al salón, reparte zonas para evitar que ambos cuenten a las mismas personas.

1. Define categorías que no se crucen

La planilla enlazada suma adultos + niños + visitas. Para usar esas tres columnas, acuerda esta convención: adultos habituales, niños habituales y personas visitantes de cualquier edad. Una visita no se vuelve a sumar en adultos o niños.

Por ejemplo: 42 adultos habituales, 12 niños habituales y 6 visitantes dan 60 asistentes. Si uno de los visitantes es un niño, ya está incluido en los 6; no se agrega a los 12.

2. Registra una fila por reunión

Anota fecha, tipo de reunión y los tres conteos. Para dos reuniones el mismo día, usa dos filas y distingue horario o sede en Notas. No agregues después una fila con el total diario: duplicaría lo ya registrado.

Una reunión cancelada no debe tener una fila que parezca realizada. Un conteo que falta queda pendiente de confirmar; no lo reemplaces por cero. Cero significa que hubo reunión y no asistió nadie.

3. Calcula el promedio del período

Este ejemplo ficticio usa cuatro reuniones del mismo tipo, con conteos completos. El promedio es la suma de asistentes dividida por las reuniones realizadas y registradas.

60 + 66 + 58 + 72 = 256 asistencias
256 ÷ 4 = 64 asistentes por reunión

Las 256 asistencias no son 256 personas distintas. Una persona que vino cuatro veces aporta cuatro asistencias. Con totales agregados no se puede calcular el número de personas únicas.

Para comparar meses, usa el mismo tipo de reunión y la misma convención. No promedies promedios mensuales sin ponderar: divide el total acumulado por el número acumulado de reuniones.

4. Revisa antes de compartir

Comprueba que cada reunión aparezca una vez, que no falten conteos y que el año y el filtro de tipo sean los correctos. Un valor muy distinto merece volver a la anotación original, no corregirlo de memoria.

Si faltan reuniones por registrar, presenta el resumen como parcial. No interpretes una bajada de asistencia como falta de interés sin revisar cambios de horario, cierres o eventos especiales.